عوامل موفقیت و شکست پروژه های IT در سازمانها
| دسته بندی | کامپیوتر و IT |
| بازدید ها | 4 |
| فرمت فایل | doc |
| حجم فایل | 36 کیلو بایت |
| تعداد صفحات فایل | 36 |
عوامل موفقیت و شکست پروژه های IT در سازمانها
عوامل موفقیت و شکست پروژه های IT در سازمانها
مقدمه:
امروزه گسترش فعالیتهای بازرگانی، جهانی شدن و تغییرات وسیع تکنولوژیک در محیط سازمانها باعث گردیده که آنها برای حفظ بقاء و مزایای رقابتی خود از انعطاف پذیری لازم برخوردار باشند لازمه انعطاف پذیری تغییرات سریع است و تغییرات سریع بدون داشتن اطلاعات امکان پذیر نیست، در نتیجه اطلاعات که به عنوان 1 منبع بسیار پر ارزش در کنار سایر عوامل موثر در هر سازمان مطرح است. وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه از ضروریات حرکت به سمت کسب و کار الکترونیک و رقابت بوده و استفاده از فن آوری اطلاعات (IT) و سیستم های اطلاعاتی (IS) برای کلید سازمانها و شرکتها ضرورتی اجتناب ناپذیر می باشد. بسیاری از سازمانها به اهمیت فن آوری اطلاعات و تاثیر آن بر سرعت و دقت گردش کارها، رضایت بیشتر مشتریان یا سیستم های پشتیبانی، تصمیم گیری مدیران و به ویژه کارآیی آن واقف شده اند و این امر باعث گردیده که به سرعت به سمت استفاده از آن روی آورند. هر شرکت یا سازمانی شامل 3 هسته اصلی یعنی فرایند تصمیم گیری، جریان اطلاعات و جریان مواد است، که فن آوری اطلاعات روی هر 3 هسته فوق می تواند تاثیر بگذارد. کاربرد فناوری اطلاعات، شرکت ها را قادر می سازد امتیازات مهمی از قبیل موارد زیر کسب کند.
1- صرفه جویی در هزینه و بهبود بخشیدن جهت تبادل اطلاعات
2- اجتناب از خطاهای انسانی هنگامی که وظایف تکراری یا بسیار پیچیده است.
3- صرفه جویی مالی بدلیل کاهش خطاها و زمان انجام وظایف
4- ادغام و هماهنگی چندین وظیفه در یک وظیفه
5- بهبود بخشیدن کارایی و اثربخشی سازمانی
6- بهبود مدیریت میانی و کاهش فرآیندهای زائد از طریق اطلاعات مفیدتر
ولی اجرای پروژه های (IT) در آنها بدون مشکل نبوده و اجرای غیر صحیح ناقص یا بدون برنامه ریزی مناسب باعث شکست یا توقف آنها با تحصیل هزینه های هنگفت می گردد. علی رغم وابستگی زیاد سازمانها به (IT)، باوراین که هنوز 3/2 کل پروژه های IT، به نوعی با شکست مواجه می شوند مشکل است. مطالعات نشان می دهد که بالغ بر 50 درصد پروژه های فن آوری اطلاعات شکست می خورند، 83 درصد از آنها اهداف تعویل و قیمت را محقق نمی کنند و بیش از 30 درصد آنها قبل از تعویل به طور کامل منحل می شوند. و این در حالی است که شکست یا موفقیت پروژه (IT) توان تاثیر روی تمام افراد درگیر در پروژه، از تیم پروژه گرفته تا کل سازمان و نهایتا مدیریت عالی را دارا است. پروژه های (IT) موفق منابع قابل سنجشی را برای سازمان داشته و پیشرفت شغلی افرادی را که در این نوع پروژه ها کار می کنند، بهبود می بخشند، در صورتیکه پروژه های ناموفق از لحاظ راهبردی به دلیل شکست در ابجاد تغییر و به لحاظ عملیاتی به دلیل شکست در ارائه راه حلهای قابل اجرا که خواسته های سازمان را برآورده می سازند در سازمان عدم اطمینان بوجود می آورند.
به منظور برنامه ریزی جهت رسیدن به موفقیت بایستی دلایل و عوامل شکست پروژه های (IT) را شناخت و درک کرده با مشخص شدن راهبرد دفاعی ما در برابر شکست و تعیین عوامل موفقیت می توان با استفاده از مناسبترین روشها به ایجاد موثر پروژه های (IT) مبادرت ورزید. این مقاله تلاشی است در جهت تبیین عوامل شکست و در نتیجه عوامل موفقیت در اجرای پروژه های (IT) در سازمانها و شرکتها.
تقسیم بندی انواع پروژه های (IT)
از مواردی که در موفقیت یا شکست پروژه های (IT) موثر است خود پروژه می باشد. پروژه ها را می توان از نظر اندازه، سطح تکنولوژی و ماهیت تقسیم بندی نمود. از نظر اندازه پروژه ها به سه دسته کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم می شوند.
از نظر سطح تکنولوژی پروژه ها به 4 گروه پروژه های بر اساس تکنولوژی تکامل یافته، نسبتا تکامل یافته، پیشرفته و بسیار پیشرفته تقسیم می شوند. از نظر ماهیت می توان آنها را به 4 دسته پروژه های ساده، فازی یا مبهم، قطعی و اضطراری تقسیم کرد. بدیهی است که پروژه های کوچکتر از پروژه های بزرگتر و پروژه هایی با تکنولوژی تکامل یافته نسبت به پروژه های بسیار پیشرفته از ریسک کمتر و در نتیجه احتمال شکست پائین تری برخوردار هستند.
1- پروژه های ساده:
این نوع پروژه ها دارای مشخصات زیر می باشد:
1- طرح و برنامه مفصلی برای کل پروژه وجود دارد.
2- تمام منابع لازم برای تکمیل پروژه در دسترس است.
3- بر عملیات کاری موجود تاثیر کمی دارد.
4- برای اجرای آن، یک راه حل واحد و واضح وجود دارد.
پروژه های ساده، معمولا به گام های طویل امکان سنجی و تحقیق که برای پروژه های پیچیده تر ضروری هستند، نیاز ندارند، ولی با این حال، باید بازنگری ها و کنترل های منظمی بر پروژه انجام گیرد تا از متمرکز ماندن پروژه بر برآورده ساختن اهداف کاری و بالاتر از همه اجرای آن اهداف اطمینان حاصل شود. در این نوع پروژه احتمال شکست کم است و از اطمینان بالا و ریسک پائینی برخوردار است.
2- پروژه های فازی یا مبهم:
پروژه های فازی از آن دسته پروژه هایی هستند که در آنها جزئیات آنچه که بایستی اجرا شود و هم چنین نحوه انجام کار مشخص نیست، بنابراین صفت مشخصه پروژه های فازی، نیاز به اجرا و تکرار گامهای امکان سنجی و تحقیق، تا زمانی که بتوان شناخت کافی از وضعیت بدست آورد باشد. بدیهی است که این نوع پروژه دارای ریسک بالا بوده و احتمال شکست زیاد است.
پروژه های قطعی:
این نوع پروژه ها، وقتی بوجود می آیند که سازمان ملزم شود خواسته مشخصی را برآورد سازد، ماهیت این خواسته ها چنان است که تا وقتی برآورد نگردد بعید است سازمان یا شرکت بتواند بکار خود ادامه دهد، ریسک در این پروژه ها بالا و احتمال شکست زیاد است.
پروژه های اضطراری
مواردی پیش می آید که بایستی مجوز پروژه ها را سریعاً صادر و هر چه زودتر آنها را آغاز کرد. پروژههای اضطراری ریسک بالایی دارند ولی در صورتی که به خوبی سازماندهی و مدیریت شوند احتمال شکست پائین است.
انواع شکست پروژه های (IS)
شکست پروژه های (IS) می تواند از طریق یک یا چند مورد از رویدادهای زیر شناخته شود، ]5[
1- کاهش توان کاری موجود
2- کاهش مزیت رقابتی
3- افزایش هزینه های عملیاتی
4- شکست در برآورده ساختن خواسته های اصلی کاری
5- سطوح پائین رضایت کاربر
6- عدم کنترل بر مدیریت خواسته ها
7- عدم کنترل بر برنامه ریزی
محیط و دامنه شکست پروژه های (IS):
محیطی که در آن پروژه انجام می شود در بردارنده راه حل چگونگی افزایش احتمال موفقیت پروژه است.
که به سه دسته تقسیم می شود، محیطی که از پروژه پشتیبانی می کند. محیط موسسه و محیط تجارت پروژه های (IS) صرفا در نتیجه مدیریت نامناسب پروژه با شکست مواجه نمی شوند. پروژه های (IS) موفق متکی به هم راستایی و هم افرایی اجزا بسیار متفاوتی از محیطهای مذکور است که بعضی از آنها نظیر راهبرد (IT) و رفتار طرفهای ذی نفع درون سازمان مربوط به داخل سازمان بوده و بقیه عوامل خارجی است نظیر سیاستها ß مجموعه قوانین صنایع و رفتار تامین کنندگان. آنچه که واضح است، این است که بسیاری از عواملی که بر موفقیت پروژه تاثیر می گذارند، خارج از حوزه مدیریت پروژه قرار دارند.
هر چند تمام طرفهای ذی نفع درون پروژه دارای اهمیت هستند، ولی در نهایت مشتری است که نقش رهبری را در سرتاسر چرخه عمر پروژه ایفا می کند. شکل صفحه قبل، مشتری را به مانند یک ذی نفع خارجی نشان می دهد.
ولی پروژه های بسیاری نیز وجود دارد که در آنها مشتری یک ذی نفع داخلی است. همانند پروژه هایی که در یک بخش از سازمان برای کمک به بخش دیگر انجام می گیرد.
برخی علل های اصلی شکست پروژه های (IS)
متاسفانه علی رغم منافعی که می توان به واسطه استفاده موثر از (IT) در سازمان بدست آورد، تعدادی از مدیران سازمان، نقش (IT) را بصورت زیر می بینند.
1- یک بلای اجباری که برای خودکار کردن وظایف بزرگ تکراری و عادی مورد نیاز است.
2- تلف کردن مقادیر قابل توجهی پول
3- نداشتن منافعی برای سازمان
4- غیر منعطف و مانع تغییرات سازمانی
5- بی توجه نسبت به روشهای اصلی و کنترل مالی
این دیدگاهها باعث می شود که وظیفه (IT) در بیساری از سازمانها با سایر وظایف بیگانه شده و علل اصلی شکست
پروژه های (IS) از این جا سرچشمه می گیرد که عبارتند از:
1- فقدان رابطه روشن بین راهبرد سازمان و راهبر (IT)
2- شکست برنامه ریزی سیستم های اطلاعاتی در اینکه جزو فرایند برنامه ریزی سازمان شود.
3- فقدان ارتباط و مشارکت بین (IT) و سازمان که به کاهش بیشتر تعهد و حس از خود دانستن پروژه (IT) می شود.
4- شکست در پی گیری منافع و خواسته ها
بنابراین، بدیهی است که برای موثر بودن راهبرد (IT) بایستی با راهبرد سازمان همسو شود تا مدیران شرکت و سازمان تشویق شوند برای اطلاعات به عنوان یکی از منابع سازمان ارزش قائل شود و طی اجرای راهبرد (IT) موارد زیر را اجرا کند:
1- آگاه کردن افراد کلیدی از روش اطلاعات.
2- نشان دادن اینکه چگونه (IT) می تواند به ارزش افزوده عملیات کاری اضافه کند.
3- فراهم کردن مبنایی برای اصلاح و بهبود فرایند کاری.
عوامل شکست پروژه های (IT)
با بررسی اخیری که توسط شرکت خدماتی و مشاوره KPMG انجام شده، 6 عامل اصلی شکست پروژه های (IS) مشخص شده.
1- برنامه ریزی ضعیف پروژه 2- طرح توجیهی ضعیف 3- عدم درگیری و پشتیبانی مدیریت ارشد 4- عدم درگیری کاربر 5- تازه بودن تکنولوژی برای سازمان 6- عدم از خود دانستن پروژه
هر یک از عوامل ممکن است موفقیت پروژه را به شیوه های گوناگون به خطر بیاندازد، منتهی 1 یا چند مورد از این عوامل می تواند در نهایت آنقدر ریسک پروژه را افزایش دهد تا از آن پس آنرا بی فایده سازد، در صورت بروز چنین وضعیتی خاتمه ی زود هنگام پروژه تنها راه حلی است که برای سازمان باقی می ماند.
با بررسی دقیق تر می توان عوامل اصلی شکست پروژه های (IS) را که برای سازمان، عوامل داخلی محسوب می شوند در دو حوزه شکست پروژه و شکست مدیریت پروژه، تقسیم بندی نمود.
هر یک از این عوامل می تواند ناشی از شکست انسانی، فنی و یا فرایند باشد.
1- عوامل شکست پروژه
1- مالکیت ضعیف پروژه (شکست انسانی)
2- تکنولوژی تکامل نیافته یا تثبیت نشده (شکست فنی)
3- عدم درگیری کاربر (شکست انسانی)
4- طرح توجیهی ضعیف (شکست انسانی)
5- ارتباطات ضعیف (شکست انسانی)
6- شکست در بررسی فرایندها و اهداف سازمان قبل از بکارگیری تکنولوژی
2- عوامل شکست مدیریت پروژه
1- مدیریت پروژه بی تجربه (شکست انسانی)
2- برنامه ریزی ضعیف پروژه (شکست فرایند)
3- مدیریت ضعیف خواسته ها (شکست فرایند)
4- وابستگی به ابزارهای مدیریت پروژه (شکست فنی)
5- عدم وجود تاریخ پایان کار (شکست فرایند)
6- رهبری ضعیف (شکست انسانی)
7- آزمایش ناکافی (شکست فرایند)
1- عوامل شکست پروژه ها
1-1- مالکیت ضعیف
هر پروژه ای باید با میزان مشخصی از پاسخگویی و مسئولیت از جانب کسانی که درصدد کسب منافعی از پروژه هستند، همراه باشد. در این ارتباط به ویژه مالک / حامی مالی پروژه (IS)، نقش مهمی دارد که دست کم باید نیاز به پروژه را درک کرده و توجیه کند، ریسکهای آنرا ارزیابی و مدیریت نماید و از لحاظ مالی آنرا تامین کند.
با وجود نقش مالکیت در پروژه در اکثر موارد ضعیف بوده و بدتر از همه اینکه گاهی اصلا وجود ندارد.
مدیران ارشد اجرایی، از لحاظ پیگیری پیشرفت پروژه و هزینه های آن در سازمان، از جایگاه خوبی برخوردارند، ولی اغلب در انجام اینکار شکست می خورند، یا اینکه آنرا خیلی دیر انجام می دهند.
1-2- تکنولوژی تکامل نیافته یا تثبیت نشده،
همانطور که قبلا اشاره شد، پروژه های IS را می توان از نظر فن آوری به 4 گروه تقسیم کرد.
1- تکنولوژی تکامل یافته
2- تکنولوژی تقریبا تکامل یافته
3- تکنولوژی پیشرفته
4- تکنولوژی بسیار پیشرفته
تکنولوژیهای پیشرفته و بسیار پیشرفته در لبه پیشرفته توسعه قرار دارد، و معمولا تکال نیافته هستند، هر چند تکنولوژی، با سرعت شگفت انگیزی پیشرفت کرده، ولی سرعت تغییرات، اثر منفی بر روی پروژه های IT گذاشته است. آرزوی بدست آوردن رهبری، نقطه ضعف سازمانهای بسیاری است که تصور می کنند آخرین چیز، بهترین چیز است. در سال 1980 تکنولوژی MACH-HYPED CLIENT SERVER به گونه ای تاثیرگذار موجب شکست پروژه های IS بسیاری در سازمانهای بزرگ شد. در آن زمان، غالبا بدون توجه به مخاطرات استفاده از تکنولوژی تکامل نیافته، رایانه های بزرگ بسیار قدرتمند و مطمئن جایگزین شد. در طی چند هفته و در بعضی موارد چند روز بسیاری از سازمانها دریافتند که به دلیل شکست سیستم های جدید در فائق آمدن بر بار کاری روزانه سازمان، ادامه کار غیر ممکن است.
جهت دریافت فایل عوامل موفقیت و شکست پروژه های IT در سازمانها لطفا آن را خریداری نمایید
تحلیل فناوری اطلاعات (IT)
| دسته بندی | کامپیوتر و IT |
| بازدید ها | 0 |
| فرمت فایل | doc |
| حجم فایل | 1323 کیلو بایت |
| تعداد صفحات فایل | 138 |
تحلیل فناوری اطلاعات (IT)
مقدمه:
اطلاعات همانند خونی است که در کالبد سازمان جریان می‌یابد و به آن حیات می‌بخشد، اطلاعات می‌تواند فرایند تصمیم‌گیری را در مورد ساختار، تکنولوژی و نوآوری تغذیه نماید، و همچنین اطلاعات همانند یک رگ حیاتی است که سازمان را به عرضه کنندگان مواد اولیه و مشتریان متصل می‌سازد، توسعه فن‌آوری اطلاعات مانند کامپیوترها و وسایل ارتباط الکترونیکی ماهیت بسیاری از کارهای دفتری را دگرگون کردهاند، شبکه‌های کار در خانه و خودکار شدن، امکان محدود کردن بعضی بخشها و کاهش تعداد کارکنان سازمان را فراهم آورده‌اند. از این پدیده‌ها (فن‌آوری اطلاعات) ممکن است چنین استنباط شود که سازمانهای بزرگ کوچکتر می‌شوند و گرایش بسوی انواع انعطاف‌پذیرتر و کوچکتر سازمان نیرومندتر می‌شود.
فن‌آوری اطلاعات همچنین می‌تواند منجر به تغییرات نسبتاً وسیعی در سطح بین‌المللی باشد. زیرا این فن‌آوریهای اطلاعاتی و کامپیوترها می‌توانند تاثیر شدیدی بر عملکردهای اقتصادی و اجتماعی و مناسبات جهانی داشته باشند. هم در پیش‌بینیهای خوشبینانه از نظر ابعاد مثبت تاثیرات فن‌آوری اطلاعات بر شیوه‌های زندگی و هم در بدبینیهای موجود نسبت به تاثیرات مخرب آن عناصری از واقعیت نهفته است، به هر تقدیر، بر بازار کار و شیوه زندگی تاثیر خواهد نهاد. در حال حاضر فن‌آوری اطلاعات مهمترین مساله‌ای نیست که یک کشور بخصوص با آن روبرو باشد بلکه تجلی آن بعنوان سریع‌التغیرترین عامل اقتصاد بسیاری از کشورها، مساله‌ساز است. این فن‌آوری به سرعت در حال بهسازی و ارتقاست و هزینه‌ها با سرعت قابل توجه کاهش می‌یابند. دامنه کاربرد آن بسیار وسیع است و در غالب صنایع تاثیرات آن بر قیمت تمام شده محصول از نظر سهم هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی از اهمیت بسیار برخوردار است.
همچنین کاربرد این فن‌آوریهای اطلاعاتی در سازمانها در حکم یکی از منابع و دارائیهای با ارزش سازمانی است و انتخاب و تعیین استراتژی صحیح برای کاربرد آن ضروری است.
البته در مرحله اول این مطلب برای بسیاری از مدیران سازمانها چندان پذیرفتنی نیست و برخورد با اطلاعات در حکم منبعی همپایه همچون نیروی انسانی، مواد اولیه، منابع مالی و … و گاه مهمتر از این‌ها، امر راحتی نیست. حتی برای بسیاری از مدیران سطح اجرایی نیز، تلقی عنصری غیر ملموس در حکم منبع اصلی امکانات حیاتی، مشکل است. اما اگر درست توجه کنیم می‌بینیم که چطور این عناصر غیر ملموس، بر بالا رفتن بهره‌وری و سوددهی هر سازمانی و بهینه‌سازی اتخاذ تصمیمات مدیران راهبردی تاثیر می‌گذارند. اطلاعات در حیات هر سازمانی می‌تواند نقش مهمی را بعهده داشته باشد. در واقع اطلاعات وسیله‌ای است که امکان استفاده بهتر و مناسبتر از منابع ملموس سازمان را برای مدیریت فراهم می‌آورد. اطلاعات در سازمان غالباً به شکل موثری اداره نمی‌شود و با وجود آنکه در بسیاری از سازمانها، اطلاعات با فن‌آوری پیشرفته همراه شد و نظامهای پیچیده خودکار برای خدمات اطلاعات[1] و همچنین نظامهای خودکار دفتری و اداری[2] در سطح وسیع به کار گرفته می‌شوند، هنوز در مورد مسئله مدیریت این نظامها و مراکز خدمات اطلاعاتی و چگونگی و میزان کاربرد این فن‌آوریها و مدیریت منابع اطلاعاتی بحث و بررسی دقیق و مفصلی نشده یا اجرا نگردیده است.
می‌توان اولین گام برای کاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی را آگاهی مدیران از ارزش بالقوة آن دانست. همان طوری که با فعالتر شدن مدیریت، بکارگیری اصول و علوم آن ساده‌تر گردید، با ارج نهادن به نقش اطلاعات در سازمان به کاربرد فن‌آوریهای اطلاعاتی و نیز نقش‌آفرینی اطلاعات در تصمیمات و استراتژیهای مدیریتی و چگونگی بهره‌گیری از آن آگاه‌تر خواهیم شد.
تکنولوژی (فن‌آوری) :
تکنولوژی یکی از عوامل موثر و تعیین کننده در ساختار سازمانی است و تغییرات و تحولات تکنولوژیکی باعث پیدایش صنایع و مشاغل جدید و از بین رفتن یا بی‌اهمیت شدن بعضی از صنایع و مشاغل قبلی می‌گردد. بنابراین ورود تکنولوژی به سازمان محدودیتها و فرصتهایی را پدید می‌آورد که از جمیع جهات بر سازمان تاثیر می‌گذارد. تکنولوژی ترکیب جدیدی از تلاش انسان، ماشین‌ها و تجهیزات و روشهای انجام کار را ایجاد می‌کند که نیازمند آمادگی سازمان در جهت پذیرش و انتخاب ترکیب صحیح میباشد. در مفهوم واقعی تکنولوژی، اتفاق نظر کامل وجود ندارد. برداشتهای متفاوت از تاثیر تکنولوژی در سازمان شده است همچین سطوح تجزیه و تحلیل تاثیر تکنولوژی در سازمان نیز متفاوت بوده است و عده‌ای کل سازمان را بعنوان استفاده کنندگان تکنولوژیهای متفاوت و حتی عده‌ای دیگر فرد را بعنوان یک واحد تاثیرپذیر تکنولوژی مورد بررسی قرار داده‌اند.
به همین جهت تعریف واحدی از تکنولوژی ارائه نشده است.
به هر حال، تکنولوژی عبارتی است که برای هر نوع سازمانی قابل کاربرد است. سازمانها همگی اعم از صنعتی و خدماتی از تکنولوژی استفاده می‌کنند. همه سازمانها به این منظور بوجود آمده‌اند که تغییری را در «شیء» بوجود آورند و ایجاد این تغییر مستلزم داشتن تکنولوژی است. البته شیء مذکور حتما نباید دارای شکل ظاهری و مادی باشد، بلکه می‌تواند شامل مواردی مثل اطلاعات، نمادها و حتی افراد نیز باشد. محسوس و ملموس بودن یا نبودن شیء مورد تغییر در سازمان، تاثیری در مفهوم و اهمیت تکنولوژی به طور عام ندارد به عبارت دیگر بعنوان عامل موثر هماهنگی که در یک پالایشگاه نفت مورد بررسی قرار می‌گیردبه همان نحو نیز در یک موسسه بیمه مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.(Scott . Bedeian . 1986)
تکنولوژی در جهان پیشرفته امروز، همان گنج پر ارزشی است که نوع بشر پس از قرن‌ها تلاش برای دانستن و کاربرد دانشها برای زندگی بهتر و آسانتر بدست آورده است و در یک کلام می‌توان گفت تکنولوژی دستاورد دانش است. (هوا کیمیان، 1374، ص 20)
علم، صنعت و تکنولوژی می‌توانند جامعه و جهان را متحول کنند تا آن حد که پایه‌گذار تحولهای تاریخی باشند و جوامع بشری را از دورانی به دوران دیگر، با ویژگی‌های کاملا متفاوت انتقال دهند. «ژان ـ ژاک سروان ـ شرایبر» نویسنده کتاب (تکاپوی جهانی)از لحظه‌های استثنایی و دگردیسی جوامع سخن می‌گوید که پیشرفت تکنولوژی زمینه‌ساز آن خواهد بود. شرایبر می‌گوید «ما در لحظه‌ای استثنایی از دگردیسی جوامع از جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگی می‌کنیم، لحظه‌ای که نظیر آن در طول قرن‌ها کمتر پیش می‌آید. … شرایبر برای اثبات این سخن به پیشگفتار کتاب «تکاپوی آمریکا» استناد می‌کند.
پنج قرن پیش، رابله و سروانتز، بر پایه اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزایش (رنسانس) را بنا نهادند. و نظم اخلاقی را به لرزه در آوردند. زیر و رو شدن فنون در ساختهای اجتماعی و الگوی ذهنی جامعه قرون وسطی شکاف ایجاد کرد. این ضربه «نوزایش» را بوجود آورد.
شرایبر ابراز امیدواری می‌کند که این بار تحول جهان به گونه‌ای باشد که همه جوامع از دستاوردهای آن برای رفاه و بهرورزی بهره گیرند. او می‌گوید «البته اراده و حماسه را نباید از ماشین‌های کوچکی که مردمان سواحل اقیانوس آرام یکی پس از دیگری به خدمت ذکاوت انسانها در می‌آورند، انتظار داشت. اگر قرار است و باید جامعه اطلاعات که هم اکنون جانشین جامعه صنعتی فرو پاشیده می‌شود، به اشتغال کامل استعدادهای همه بیانجامد و درهای آینده را بر روی ما و پنج میلیارد انسان دیگر پیش از پایان نفت، بگشاید، یک انقلاب اجتماعی آنهم همین امروز ضروری است…»
با این تفاسیر باز بنظر می‌رسد که هنوز نمی‌توان تعریف جامعی را از تکنولوژی ارائه داد ما در این پژوهش پس از بررسی تعاریف متعدد از تکنولوژی تعریف هنری مینتزبرگ از تکنولوژی را جامع‌تر یافتیم مینتز برگ تکنولوژی را عبارت از ابزاری می‌داند که برای دگرگون کردن «وارده یاin Put » به «ستاده یا Out Put» در هستة عملیاتی بکار می‌رود. مجموع تکنولوژیهای مورد استفاده در سازمان، نظام فنی سازمان را تشکیل می‌دهند که شامل سه تکنولوژی، انسانی، ماشینی و روشهای انجام کار میباشد. (مینتز برگ، 1371 ص 17)
همانطور که در صفحات پیشین اشاره کردیم تکنولوژی یکی از عوامل تاثیرگذار بر ساختار سازمانی است. و از نخستین سالهای انقلاب صنعتی آنچه نقطه همگرایی صاحب نظران قرار گرفت، فن‌آوری و پیشرفتهای آن بود که ضمیمه استمرار انقلاب را فراهم آورد. تاثیر فن‌آوری بر روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول سالهای قرن بیستم تحقیقات قابل ملاحظه‌ای به منظور شناخت ماهیت و عوامل موثر در فن‌آوری صورت گرفته است در اینجا ما به چند نمونه اشاره خواهیم کرد:
1- پژوهش وود وارد[3]:
خانم جون وود وارد (1971 ـ 1916 م) استاد جامعه شناسی صنعتی دانشگاه علوم تکنولوژی امپریال دانشگاه لندن بود او تحقیقات خود را در دانشگاه لیورپول شروع کرد ولی اشتهارش را مرهون مطالعاتی است که وی متعاقبا در سمت مدیره واحد پژوهش‌های مناسبات انسانی در دانشکده فنی اسکس جنوب شرقی بر روی تکنولوژی و ساختار در شرکتهای تولیدی بعمل آورده است. بعدها او و همکارانش، ضمن توسعه مطالعات یاد شده بر عمق آنها نیز افزودند. وود وارد و همکارانش حدود 100 شرکت را مورد مطالعه قرار دادند که اطلاعات بدست آمده از هر شرکت با شرکتهای دیگر متفاوت بود شاید یکی از دلایل متفاوت بودن نتایج اندازه شرکتها بود که یکی شاید 10 کارمند و دیگری 100 کارمند داشت. (نمودار 1 ـ2)
وود وارد سازمانها را در سه گروه کلی فره‌مند، سنتی و بور و کراتیک جای داد و در این نوع طبقه‌بندی نکاتی از قبیل: سلسله مراتب اداری بین بالاترین و پایین‌ترین سطح، حیطة نظارت و یا میانگین افرادی که زیر نظر یک سرپرست بکار اشتغال دارند، میزان ابهام یا وضوح در شرح وظایف کارکنان، حجم مکاتبات و دستور العمل‌ها، میزان تقسیم وظایف کارشناسان و متخصصین مورد نظر وی بودند. وود وارد درمی‌یابد که سازمانها از نظر ویژگی‌های بالا با هم متفاوت هستند. مثلا در یکجا افراد تحت سرپرستی یک سرپرست خیلی کم بودند و در جایی دیگر شاید 80 تا 90 نفر. سلسله مراتب در واحدهای تولیدی از حداقل 2 تا حداکثر 8 رده می‌رسید و ارتباطات در جایی بکلی بصورت شفاهی انجام می‌گرفت اما در جایی دیگر همین ارتباطات کلا بصورت کتبی صورت می‌پذیرفت. او از خود پرسید این تفاوتها ناشی از چیست؟
گروه خانم وود وارد برای یافتن پاسخ به سوال فوق ابتدا فرض کردند که ممکن است اندازه یا سوابق تاریخی سازمانها دلیل اختلافشان باشد. اما به جوابی نرسیدند. ولی وقتی تفاوت بین فنون متفاوت تولید بررسی گردید، معلوم شد واقعا فن‌آوری تولید با سلسله مراتب، حیطه نظارت و آن ویژگی‌های سازمانی فوق الذکر ارتباط دارد. وود وارد و همکارانش ادعا نکردند که فن‌آوری تنها عامل موثر در ساختار یک سازمان است همچنان که نگفتند مدیران نمی‌توانند بر ساختار سازمانها اثر بگذارند اما تاکید کردند که فن‌آوری در ساختار سازمان اثر عمده‌ای دارد.
نتایج اصلی تحقیقات خانم وود وارد بشرح ذیل میباشد:
1ـ ساختار سازمان با فن‌آوری ارتباط دارد.
2ـ سلسله مراتب همراه با پیچیدگی فن‌آوری تولید بیشتر می‌شود.
3ـ تعداد افراد تحت نظارت در تولید انبوه بیشترین ولی در تولید سفارشی و پیوسته پایین است.
4ـ هزینه نیروی کار همراه با افزایش پیچیدگی فن‌آوری کاهش می‌یابد و از 36 درصد تولید سفارشی 34 درصد از کل هزینه‌های تولید در تولید انبوه به 14 درصد در تولید پیوسته می‌رسد.
5 ـ نسبت کارکنان اداری و سرپرستی به کارگران ساعت مزد با پیچیدگی فن‌آوری کاهش می‌یابد.
6ـ با پیچیدگی فن‌آوری سطح تحصیلات کارکنان بالا می‌رود.
7 ـ با افزایش پیچیدگی فن‌آوری، حیطه نظارت مدیریت سطح بالا افزایش می‌یابد.
8 ـ سازمان تولید سفارشی و پیوسته انعطاف‌پذیر است ولی در تولید انبوه شرح وظایف، مقررات و مسئولیتها دقیقا باید رعایت شود.
9 ـ ارتباطات کتبی بخصوص در تولید انبوه بیش از ارتباطات کتبی در تولید سفارشی و پیوسته است.
10 ـ تقسیم کار و تخصص در تولید انبوه شدید است.
11 ـ علی‌رغم نیاز به کنترل شدیدتر در تولید انبوه، فاصله مدیریت با سرپرستی بیشتر است.
(رحمان سرشت، 1377، ص 134 ـ 132)
لازم به یادآوری است که خانم وود وارد شرکتهای مورد مطالعه خویش را به سه دسته ذیل تقسیم کرد:
1 ـ تولید تک محصولی و دسته‌های کوچک[4]: که این شرکتها معمولا به صورت کارگاه هستند و سفارشات اندک می‌گیرند و بر طبق خواست مشتری عمل می‌کنند و در نتیجه استفاده بسیاری زیادی از دستگاههای پیشرفته و مکانیزه ندارند.
2 ـ تولید انبوه و دسته‌های بزرگ[5]: که یک نوع فرایند تولید یا ساخت است که از قطعات استاندارد استفاده می‌کند و سیستم تولید نسبتا طولانی است.
3 ـ فرایند تولید مستمر[6]: در فرایند تولید مستمر همه کارها بوسیله دستگاههای پیشرفته و مکانیزه انجام می‌شود. در این فرایند چیزی بنام شرع یا متوقف ساختن دستگاه وجود ندارد.
جهت دریافت فایل تحلیل فناوری اطلاعات (IT) لطفا آن را خریداری نمایید
IT
| دسته بندی | کامپیوتر و IT |
| بازدید ها | 1 |
| فرمت فایل | doc |
| حجم فایل | 92 کیلو بایت |
| تعداد صفحات فایل | 168 |
IT
مقدمه
IT برای اداره کردن تبادلات، اطلاعات و دانش مورد نیاز برای شروع و ادامه فعالیتهای اجتماعی و اقتصادی لازم و ضروری است. این فعالیتها تمامی نهادهایی که بطور یکپارچه با یکدیگر فعالیت می‌کنند را در بر می‌گیرد برای اینکه موفق باشند. در بسیاری از سازمانها، IT برای پشتیبانی، حفظ و نگهداری و رشد تجارت، اساسی است.
زمانیکه بسیاری از سازمانها تشخیص دادند و درک کردند مزایای بالقوه‌ای را که تکنولوژی می‌تواند داشته باشد، یکی از سازمانهای موفق، ریسکهای موبوط به اجرای تکنولوژیهای جدید را شناسایی و مدیریت کرد. در این میان چالشهای سازمان عبارتند از :
تطابق استراتژی IT با استراتژی تجارت.
تنظیم و ایجاد استراتژی و اهداف در داخل سازمان
ایجاد ساختارهای سازمانی که اجرا و پیاده سازی اهداف و استراتژی را تسهیل می‌کند.
تکیه بر یک چارچوب کنترل IT برای ارزیابی عملکرد IT تایید و بکار برده شود.
وجود معیارهای اندازه‌گیری به موقع و موثر نشان می‌دهد که بدلیل وجود نگرانیهای مدیریت ارشد، لایه‌های نظارت و مدیرت یک سازمان لازم است توسعه داده نشود. بنابراین، هیئت مدیره و مدیریت اجرایی باید مدیرت را که قبلا در سراسر سازمان برای IT از طریق یک چارچوب مدیریتی موثر IT اجرا نشده، توسعه دهند که این چارچوب، تعیین استراتژی سازمان ارزیابی عملکرد، مدیریت ریسک، انتقال ارزش
(کسب اعتبار سازمان از طریق اجرا و مدیریت IT) و مدیریت منابع را در برمی‌گیرد. مدیریت IT و بکارگیری موثر یک چارچوب مدیریت IT، مسئولیت هیئتمدیره و مدیران اجرایی میباشد. مدیریت IT یک پخش جدایی ناپذیر مدیریت سازمان است و شامل ساختارهای سازمانی و رهبری و فرایندها میباشد برای اینکه اطمینان حاصل نماید از اینکه IT سازمان استراتژیهای و اهداف سازمان را پشتیبانی می‌کند و توسعه می‌دهد. یک چارچوب مدیریت IT مثل COBIT می‌تواند عنصر مهمی برای اطمینان یافتن از مدیریت و کنترل مناسب تمامی اطلاعات و سیستم‌هایی که اطلاعات را ایجاد، ذخیره، کنترل و بازیابی می‌کند.
اهداف مدیریت IT
اهداف کلی فعالیتهای مدیریت IT درک مباحث IT و اهمیت استراتژیک IT برای اطمینان یافتن از اینکه سازمان می‌تواند عملیاتش را حفظ کند و ادامه دهد و می‌تواند استراتژیهای مورد نیاز برای توسعه فعالیت‌‌‌‌‌‌‌هایش درآینده را اجرا نماید. فعالیتهای مدیریت IT در جهت اطمینان یافتن از اینکه به انتظارات و پیش‌بینی های در نظر گرفته شده برای IT نائل شده است، عملکرد IT ارزیابی شده است، منابع آن مدیریت شده است و ریسکهای آن کاهش یافته است، انجام می‌گیرد.
چه کسانی در مدیریت IT درگیر هستند؟
مدیریت IT در لایه‌های مختلفی اتفاق می‌افتد. سرپرستان تیم گزارشاتی را به مدیران می‌دهند و دستورالعمل‌هایی از آنها دریافت می‌کنند، مدیران گزارشات را به مدیران اجرایی می‌دهند و مدیران اجرایی گزارشات لازمه را به هیئتمدیره می‌دهند. گزارش دهی شامل توصیف تمام فعالیت‌هایی است که علائمی از انحراف از اهداف مشخص شده را نشان می‌دهد. هر سطحی، وقتیکه این انحراف را گزارش می‌دهد این گزارشات می‌بایست شامل پیشنهاداتی برای اقدام برای رفع انحرافات نیز باشد.که می‌بایست این پیشنهادات توسط بالایی مدیریتی تایید گردد. اثر بخشی این شیوه لایه‌ای به تنظیم و ایجاد موفق اهداف و استراتژی در سازمان وابسته است.
ذی‌نفعان، همچنین نقشی را در مدیریت IT بازی می‌کنند. در قلب مسئولیتهای مدیریت شامل تنظیم استراتژی- اداره کردن ریسک‌ها، تخصیص منابع، انتقال ارزش و ارزیابی عملکرد، ذی‌نفعان ارزشمند هستند که سازمان و استراتژی IT را حرکت و انتقال دهند. حفظ تجارت رایج و رشد مدلهای تجاری جدید از انتظارات ذی‌نفعان میباشد که با مدیریت کافی زیرساخت‌های IT سازمان می‌توانند بدست آید.
فرآیند مدیریت IT
فرایند مدیریت IT با تنظیم اهداف برای IT سازمان و ایجاد مسیر اولیه آغاز می‌گردد. سپس یک حلقه پیوسته ایجاد شده است. عملکرد ارزیابی نشده و با اهداف مقایسه شده است، در نتیجه تعیین مجدد فعالیتها در جائیکه لازم باشد و تغییر اهداف در جائیکه مناسب باشد، انجام می‌گردد. از آنجاییکه تعیین اهداف اصولاً مسئولیت هیئتمدیره است و عملکرد توسط مدیریت ارزیابی می‌گردد، بدیهی است که عملکرد می‌بایست هماهنگ با اهدافی که قابل دستیابی هستند توسعه داده شود و این عملکرد ارزیابی گردد برای اینکه اهداف را به درستی ارائه نماید.
برا اساس دستورالعمل دریافت شده، فعالیت IT نیاز دارد که روی تحقق بخشیدن مزایا، با افزایش اتوماسیون و اثر بخش‌تر شدن سازمان و کاهش هزینه‌ها و کارامدتر شدن سازمان و کنترل ریسک‌ها (امنیت، قابلیت اطمینان و مطلوبیت)، تمرکز کند. چاچوب مدیریت IT بصورت زیر می‌تواند کامل شود.
هدف از ایجاد مدیریت IT
هدف از ایجاد مدیریت IT هدایت تلاشهای IT است برای اطمینان یافتن از اینکه عملکرد IT می‌تواند به اهداف زیر دست یابد:
IT هماهنگ با سازمان باشد و مزایای وعده داده شده تحقق یابد.
IT سازمان را برای استفاده کردن از فرصت‌ها و حداکثر نمودن مزایا، توانا سازد.
منابع IT به طور مناسب بکار گرفته شود.
ریسکهای مرتبط با IT بطور مناسب کنترل شود.
مطالب فوق مروری بر مدیریت IT بود که برای آشنایی خواننده با موضوع طرح شده است. در این پروژه ابتدا وضعیت سازمانهای IT را بررسی می‌کنیم و سپس بطور عمیق‌تر مفاهیم مدیریت IT مطرح شده است. در فصل بعد مطالب مطالعات موردی در این زمینه برای درک بهتر مطالب ذکر شده و بعد نحوه اجرا و پیاده سازی مدیریت IT توضیح داده شده است و در آخر هم چگونگی ممیزی مدیریت IT به تفصیل بیان شده است.
وضعیت سازمان IT در قرن 21
«حرکت به سمت فرایندگرایی»
وقتیکه ما حرکت می‌کنیم به سمت هزار سال بعد، دید مدیریت شرکت روی فرایندها و قابلیت‌های اصلی شرکت متمرکز می‌شود. فناوری اطلاعات یک عامل توانایی مهم برای این ابتکارات میباشد. برای مثال، محرک رایج اجرا و پیاده‌سازی راهحلهای ERP معمولاً تمایل به استاندارد کردن و یکپارچه سازی فرایندهای سازمانی میباشد.
دانش و آموزش سازمانی معمولاً در ابتکارات جدید شامل IT جدید در شکل‌گیری اینترنت، ابزار گروهی، ابزارهای داده کاوی و سیستم‌های پشتیبانی عملکرد، سهیم هستند. و تجارت الکترونیک نمونه‌ای بر مبنای IT میباشد که الگوهای تجاری جدیدی را ایجاد می‌کند. [1]
سازمانهایی که می‌کوشند که تمرکز روی مشتری داشته باشند بیشتر فرایندگرا هستند آنها ممکن است شکل‌های ساختاری مختلف مثل عملیاتی، ماتریسی و یکپارچه را در نظر بگیرند و ممکن است که به مکانیزم‌های مختلف مدیریتی برای انجام دادن فعالیتها به خاطر پاسخگویی سریعتر به خواسته‌های مشتری، تکیه کنند. اطلاعات و فناوری اطلاعات، برای توانمند کردن فرایندهای بین بخشی، اهمیت دارد، اما نقش واحد IT در پشتیبانی شرکتهای فرایند گرا واضح نیست. ما می‌دانیم که سازمانهای IT فعلی شکل‌های مختلف ساختاری‌شان را شامل متمرکز، غیر متمرکز، فدرال (متحد) و مرکب نشان داده‌اند. ما همچنین می‌دانیم مدیران IT مکانیزم‌هایی را برای ایجاد سرمایههای و داراش استراتژیک IT و قابلیت‌های اصلی IT با ما سهیم شدند در مورد اینکه چطور آنها در حال تغییر و رشد سازمان‌هایشان هستند به روشهایی که به آنها اجازه می‌دهد یاد بگیرند که چگونه شرکتهای فرایندگرا را پشتیبانی نمایند.
در این گزارش تحقیقاتی ما یک دید کلی در مورد اینکه سازمان IT فردا چگونه خواهد بود، را بر اساس چشم انداز و دیدگاه 12 نفر از خبررسانانمان ارائه نموده‌ایم. ما با شرح تعدادی از انحرافات مهم سازمانی شروع کرده‌ایم و سپس چهار فرایند اصلی IT و شش اصول IT را که برای نقش جدید IT لازم و ضروری است را نشان داده‌ایم.
1 – 1 شرکا و روشها
ما مطالعاتمان را با تهیه لیست کوتاهی از شرکت‌هایی شروع کردیم که مدیران ارشد آنها را می‌شناختیم که در حال تلاش برای توسعه یک سازمان فرایند گراتر بودند. در بین تمامی آن شرکتها فقط یکی از آنها سیستم ERP را اجرا کرده بود و بقیه در جریان فرایند پیاده سازی سیستم ERP بودند. تمام 12 شرکت دراری سهم یکسانی هستند شعبه اصلی شرکتهای تولیدی در آمریکا میباشد. در صنایع زیر در حال رقابت هستند:
مصرف کننده و مراتب بهداشتی 4
فرایند شیمیایی 4
تکنولوژی 4
سایر موارد 1
9 نفر از خبررسانمان CIO های شرکت بودند و سه نفر از آنها کسانی بودند که گزارشات CIOهای شرکت می‌کردند، دوتا از مصاحبه‌ها بوسیله دو نفر از بازرسان از طریق سایت انتقال داده شد و ده‌تای دیگر از طریق تلفن توسط دو تن از محققین انتقال داده شد. یک صفحه شامل سوالاتی عمومی از علایق هر شریک مبتلا تهیه شده بود. این برگه الگوی ثابتی از سوالات را برای تمامی شرکا ایجاد می‌کند. هر مصاحبه تقریباً به مدت یک ساعت طول کشید.
گزارشات تهیه شده بصورت زیر سازماندهی شده‌اند. اول سه تا از الزامات سازمانی برای نقش جدید IT در سازمانهای فرایندگرا در نمونه‌مان، بطور خلاصه شرح داده‌ایم. سپس ما یافته‌های جمع‌آوری شده برای فرایندهای اصلی IT و اصول IT را ارائه کرده‌ایم که ما فکر می‌کنیم تشکیلات و ساختار IT در شرکتهای فرایندگرا مشخص خواهد شد. سپس ما در مورد برخی چالش‌ها برای تغییر و تکامل در این نوع جدید سازمان IT همراه با برخی اقدامات برای دست یافتن به آنها، بحث می‌کنیم ما برداشت‌هایمان را به آنچه که در مورد سازمان IT فردا آموخته‌ایم نزدیک می‌کنیم.
2 – 1 الزامات سازمانی برای نقش جدید IT
همانطورکه انتظار می‌رفت، 12 شرکت فرایند گرا در مطالعاتمان همگی با محیطهای تجاری رقابتی و دینامیک مواجه شدند، با تعمدات تجاری برای افزایش میزان پاسخگویی به مشتری همزمان با دستیافتن به وضعیتی که از نظر هزینه‌ای کارامدتر باشد. آنچه که مورد توجه قرار گرفت فشاری بود که برای ایجاد راهحلهای بهبود وجود داشت که محصولاتی از واحدهای تجاری چندگانه و وجود شکل پایداری برای مشتریاآن‌ها در منجر می‌شود. سه‌تا از الزامات سازمانی برای ثبت محرک‌های مهمتر برای نقش جدید IT به شرح زیر میباشد.
I1. افزایش یکپارچگی و
:
یکپارچه سازی موثر فرایند بین بخشی، برای کاهش مدت زمان انجام فرایند و افزایش میزان پاسخگویی به مشتریان بسیار مورد توجه قرار گرفته است. تمامی شرکتها در نمونه‌مان روی مجموعه کوچکی از فرایندهای بین بخشی تمرکز داشتند. اگر چه این فرایندها در بین شرکتها متفاوت بودند، برخی از انواع این فرایند عبارتند از: (a در دست گرفتن بازار (b خدمت دهی به مشتری (c مدیریت مواد اولیه (d توسعه محصول (e تامین تقاضای مشتری و (f مدیریت درآمد. بسیاری از شرکتها در نمونه‌مان اختلافات و تمایزات جغرافیایی و عملیاتی را تایید نکردند که بخشی از تاریخچه ساختاری‌شان بودند برای تمرکز روی آنچه که یک شرکت میان کرده «فقط یک نفر با مشتری روبرو می‌شود و فقط یک نگره به مشتری وجود دارد.» انجام سفارش و جستجوی منابع مواد اولیه متداول‌ترین فرایندهای بخشی بودند. اهمیت استراتژیک این فرایندها، اهمیت IT را به عنوان یک عامل توانمند سار یکپارچه افزایش داده بود. بطور متداول، فرایندهای استاندارد انتظار می‌رفت که بازسازیهای سریعتر تجاری را قادر سازد.
I2. افزایش جهانی شدن (عمومیت):
اگر چه تمام 12 شرکت حضور جهانی در بسیاری ارسال‌ها داشتند، آنها می‌کوشیدند که در فرایندهایشان جهانی عام‌تر باشند. آن فرایندهایی که آنها می‌خواستند انجام دهند تا جهانی عام کنند، تا حدودی مدل فرایند جهانی و عامی بود، که شرکت آن را دنبال می‌کرد و تا حدودی هم بهبودهای منطقه‌ای بود که در سراسر نمونه متحمل تغییراتی شد. برای مثال انجام سفارش یک فرایند جهانی و عام در نظر گرفته شد در حالیکه شرکتهای مصرف کننده و برخی دیگر جایگاه محلی خود را برای فعالیتهای بازاریابی و فروش‌شان حفظ کردند.
T3. بازسازی و تغییرات کلی تجارت:
بهم پیوستن چند شرکت و فراگیری می‌تواند تغییرات چشمگیری را به مدل تجاری شرکت تحمیل کند و حداقل نیمی از نمونه‌های ما اخیرا این ضربات ناگهانی را تجربه کردند. بسیاری از شرکتها اهداف رشد و تکامل داشتند که تنها با ترکیب و فراگیری فعالیتها می‌توانست بدست آید. در شرکتهای دیگر، تغییر شرایط بازار و فرصت‌های IT جدید منجر هماهنگ سازی مجدد سازمانی شده بود. کلیه 12 شرکت روشهایی را برای سازگاری پیدا کردن سریع با تغییرات تجاری‌شان جستجو می‌کردند.
چندین سال قبل، مدیران اجرایی IT روی سه فرایند اصلی IT برای دستیابی به هماهنگی با تجارت تمرکز می‌کردند شامل: برنامه‌ریزی، انتقال و عملیات. این سه الزامات سازمانی جدید، تفکر مجدد نقشش IT را در جایی که پیشتیازان IT نقش فعال‌تری را در شناسایی فرصت‌های استراتژیک IT در سطح سازمانی بازی می‌کنند، تسریع می‌کند. تمامی CIOها انتظار دارند که روشهای شناسایی سریعتر فرصت‌ها، راه حل‌هایی برای کارامد بودن هزینه‌ها، بکارگیری تخصصهای داخلی و خارجی سازمان IT داخلی را بکار گیرند. بسیاری تطابها و سازگاریها از طریق پیاده سازیهای ERP به عنوان عامل مهمی در فرایند گرایی سازمان دیده شد. اگر چه چندین ادعا وجود داشت که وجود این موقیت بدون نرم افزار ERP غیر ممکن خواهد بود. در بخشهای زیر ما 4 فرایند IT و 6 اصول IT را که برای پشتیبانی سازمان فرایندگرا مهم هستند شرح داده‌ایم.
3 – 1 فرایندهای IT
تحلیل و آنالیز ما 4 فرایند اصلی برای سازمانهای IT فردا را مشخص کرده است.
P1: توانایی ایجاد تغییرات سازمانی:
قابلیت‌های متداول فناوری اطلاعات، بخصوص تکنولوژیهای وب و بسته‌های نرم‌افزاری در حال ایجاد چالشهای رقابتی هستند که سازمانها مورد آزمایش قرار می‌دهد که کدام یک در توانایی‌هایشان برای پیاده‌سازی فرایندهای تجاری IT کند عمل می‌کنند. مدیران اجرایی‌ای که ما با آنها مصاحبه نمودیم احساس می‌کردند آنچه که برای واحد IT اهمیت دارد فعال بودن در شناسایی این است که تکنولوژیهای خاص چطور می‌توانند بطور استراتژیک برای تجارت مهم باشند. برخی از مواردی که در گذشته مورد توجه قرار گرفته این است که سازمانهای IT مایل بودند که منتظر بمانند برای امور تجاری چه کاربردهای IT به عنوان یک عامل ایجاد کننده راه حل در نظر گرفته شده است. همانگونه که یک CIO شرح داده است: «CIO باید به شرکت کمک کند تا تشخیص دهد چه اتفاقی در حال رخ دادن است».
صحبت دیگر «سازمان و تشکیلات IT تجارت ما را به سمت جلو هدایت می‌کند».
P2. کسب راه‌حل برای نیازهای تجاری استراتژیک:
مسئولیت برای درخواست‌های IT درون سپاری یا برون سپاری، انتقال یافته است. این مورد به شناسایی روشهایی برای حل نیازهای تجاری استراتژیک نیاز دارد. واحد IT به ارزیابی معادلات و دستیابی به بهترین مورد در کوتاهترین زمان ممکن و باکمترین هزینه تکیه کرده است. یک CIO گزارش داد که منابع داخلی تنها برای 25% خدمات IT شرکت تهیه می‌شود. بنابراین فرایندهای کنترل برون سپارها که مابقی منابع مورد نیاز را تهیه می‌کند بسیار پر‌اهمیت میباشد.
P3. اطمینان یافتن از خدمات زیر ساخت که در نظر هزینه‌ای کارآمد می‌باشند:
وابستگی زیاد به پایگاههای داده‌ای متمرکز برای عملیات جهانی یکپارچه در یک سطح جدید اهیمت روی عملیات شبکه‌ای و مرکز داده قرار داده شده است. عملیات IT در سطح جهانی اکنون با کاربردهای استراتژیک IT رقابت می‌کند. اگر چه اطمینان زیاد، هزینه کم پشتیبانی برای سالهای زیادی مهم بوده است و اهمیت یک شکست و خرابی افزایش یافته است. چندین CIO توجه کردهاند که شرکت‌هایشان وابسته به IT میباشد بطوریکه آنها توانایی پرداخت خروجی‌های سیستم را ندارند. هیچگونه اختلاف و تلورانسی برای زمانهای از کار افتادگی وجود ندارد. یک CIO مسئولیت را به زیر توصیف نموده «مدیریت پیوسته محیط»
P4 مدیریت سرمایههای فکری
همانگونه که مشتریان تقاضای بیشتری دارند و شرایط بازار دینامیک‌‌‌‌‌‌تر میباشد. سازمانها نیاز دارند که دانشهای تخصصی را بکار گیرند در مورد اینکه چگونه بهترین واکنش نسبت به این شرایط، نشان دهند. خبر رسانان انتظار داشتند (پیش‌بینی کردند) که ابزارهای مدیریت دانش را آماده نمایند برای اینکه از فرایندهای انجام شده در فعالیتهای عملی مثل ثبت کردن، ذخیره، بازاریابی و پیوستن به دانش مربوط به محصولات، خدمات و مشتریان، پیشتیبانی نمایند. یک CIO تاکید کرد به نیاز درک روند ایده‌ها در سراسر فعالیتها و تنظیم فرایندهایی در مورد اینکه چه اطراعاتی در تمامی تجارت‌ها پخش شده است. بسیاری از پیشتازان IT توجه کردند به اینکه آنها فقط درک اینکه کنترل سرمایههای فکری به چه معناست و اینکه چطور می‌توانند آن را انجام دهند را شروع کردهاند.
4 – 1 اصول IT
6 اصل IT که برای عملکرد موثر 4 فرایند IT مهم هستند به شرح زیر می‌باشند:
D1. طراحی معماری: معماری IT مشخص می‌کند که زیر ساخت چطور ایجاد نگهداری خواهند شد. آن جاهایی را که داده‌ها، نرم افزارها و سخت‌افزارهای محاسباتی و تخصصی قرار خواهد گرفت شناسایی و مشخص می‌کند. برای نشان دادن پیچیدگی‌های شرکتهای جهانی، CIOها اهمیت معماری IT با طراحی خوب را مشخص نموده‌اند که الزامات جهانی را از الزامات محلی، الزامات سراسر سازمان را از الزامات واحد تجاری متمایز می‌کند. معماران چشم‌انداز متداول شرکت، ساختار و فرایندهای اصلی را مدلسازی می‌کنند و روابط اصلی بین سیستم‌ها را تعریف می‌نمایند. آنها وسیله‌ای هستند برای کمک به شرکت، «تشخیص دادن اینکه چه چیزی پیش می‌آید» و رهبری و سرپرستی شرکت.
D2. مدیریت برنامه: مدیریت برنامه فقط شامل مسئولیتهای نسبی مدیریت پروژه و تنظیم اولویت‌ها نمی‌شود بلکه مدیریت راهحلهای کاربردی پویا و راه‌حل‌هایی که باعث افزایش انرژی می‌شود را هم در بر می‌گیرد.
مدیران برنامه مسئول هماهنگی و یکپارچه سازی راهحلهای IT که به بیرون سپرده شده یا در درون شرکت انجام می‌شود، می‌باشند. چندین CIO به اهمیت یکپارچگی سیستم‌ها و قابلیت مدیریت فراگیر که بخش رسمی ساختار سازمان IT میباشد تاکید کردند. آنها اعتماد زیادی به بسته‌های نرم‌افراری فروشنده و راهحلهای سرکاری تجاری پیدا کردند که تکامل و تغییر اساسی راهحلهای کاربردی را به دنبال داشته است. اجرای اولیه یک راه حل نرم‌افزاری یکپارچه، برای مثال، اولین فرصت برای بهبود مستمر است.
D3. مدیریت قرار داد و پیمان و منبع یابی: واحدهای IT مسئول مذاکره و مدیریت قرادادهای بسته شده با واحدهای تجاری داخلی و قراردادهای خارجی هستند. برخی از شرکتهای ذکر شده در نمونه توافقات سطح خدمتدهی یا دیگر قراردادهای واحدها را بکارگیرند برای اینکه اطمینان حاصل نمایند که اولویت‌های واحد تجاری از نظر هزینه‌ای بصورت اثر بخش خواهد بود. در همان زمان پیشتازان و رهبران IT شرکت همچنین برون سپارهایی را که خدمات محلی و جهانی را مزاحم می‌کنند، کنترل و مدیریت می‌کردند. برخی از CIOها از برون سپاری تمامی خدمات مربوط به کالا صحبت می‌کنند که شامل عملیات مرکز داده، فعالیت پشتیبانی و مدیریت شبکه میباشد. تاکید جدید روی تامیم خارجی و قراردادها و پیمانهای استراتژیک، نیاز برای این مجموعه مهارتها را افزایش داده است. برخی مخاطبین توجه کردهاند به اینکه آنها به قراردادهایی نیاز دارند که دانش را از منابع خارجی به منابع داخلی انتقال دهد. یکی از مخاطبین بسیار در تلاش بود بدلیل نیاز به مذاکرات مجدد برای بستن پیمان و قرارداد خارجی و به دنبال آن ترکیب و پیوستن به آنها.
جهت دریافت فایل ITلطفا آن را خریداری نمایید
دانلود پایان نامه و تحقیق عوامل موفقیت و شکست پروژه های IT در سازمانها
این نوع پروژه ها، وقتی بوجود می آیند که سازمان ملزم شود خواسته مشخصی را برآورد سازد، ماهیت این خواسته ها چنان است که تا وقتی برآورد نگردد بعید است سازمان یا شرکت بتواند بکار خود ادامه دهد، ریسک در این پروژه ها بالا و احتمال شکست زیاد است.
4- پروژه های اضطراری:
مواردی پیش می آید که بایستی مجوز پروژه ها را سریعاً صادر و هر چه زودتر آنها را آغاز کرد. پروژههای اضطراری ریسک بالایی دارند ولی در صورتی که به خوبی سازماندهی و مدیریت شوند احتمال شکست پائین است.
انواع شکست پروژه های (IS):
شکست پروژه های (IS) می تواند از طریق یک یا چند مورد از رویدادهای زیر شناخته شود:
1- کاهش توان کاری موجود
2- کاهش مزیت رقابتی
3- افزایش هزینه های عملیاتی
4- شکست در برآورده ساختن خواسته های اصلی کاری
5- سطوح پائین رضایت کاربر
6- عدم کنترل بر مدیریت خواسته ها
7- عدم کنترل بر برنامه ریزی
تعداد صفحات : 47
فرمت فایل : Word ورد doc